• System Informacji Przestrzennej
  • Proekob
  • Szlak Jagielloński
  • English version
  • Facebook
  • Biuletyn Informacji Publicznej
  • Powiatowe Centrum Informacji
  • Lokalna Grupa Działania
  • Uniwersytet Dziecięcy

Opis Systemu Zarządzania Jakością

ZAKRES SYSTEMU ZARZĄDZANIA

Świadczenie usług administracji samorządowej, związanych z realizacją zadań publicznych na rzecz Interesantów Urzędu Miejskiego.

WYŁĄCZENIA

Z zakresu systemu zarządzania wyłączone są następujące obszary normy PN-EN ISO 9001:2009:

  • projektowanie wyrobu/usługi (pkt 7.3) – Urząd realizuje swoje zadania na podstawie aktów prawnych, które określają sposób realizacji powierzonych mu działań, a przez to nie projektuje swoich usług w rozumieniu wymagań normy,

  • walidacja procesów dostarczania usługi (ppkt 7.5.2) – z racji specyfiki świadczonych usług, w tym obowiązujących wymagań prawnych dla jednostek samorządu terytorialnego oraz prowadzony przez organy zewnętrzne nadzór i weryfikację działań, nie ma potrzeby prowadzenia walidacji procesów dostarczania usługi,

  • nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym (pkt 7.6) – procesy dostarczania przez starostwo usług, z racji swojej specyfiki, nie podlegają pomiarowi za pomocą sprzętu kontrolno-pomiarowego.

 

PODEJŚCIE PROCESOWE

Działający w Urzędzie Miasta Bełżyce System Zarządzania Jakością oparty jest na procesowym modelu zarządzania. Zidentyfikowane w odniesieniu do przyjętych celów procesy, zostały powiązane w spójny system określający sekwencję i wzajemne oddziaływanie poszczególnych procesów. Wizualizację systemu przedstawia Mapa procesów.

Dokumentacja każdego procesu zawiera:

  • cel procesu,

  • wskaźniki pokazujące stopień realizacji zaplanowanego celu,

  • właściciela procesu,

  • zakres procesu, w tym świadczone na rzecz klientów Urzędu usługi,

  • mające zastosowanie zarządzenia Burmistrza, procedury, instrukcje i formularze,

  • wymagania prawne regulujące działania w procesie

  • wykaz zapisów jako dowodów realizacji działań.

Cele dla procesów są planowane i rozliczane przez Burmistrza w trakcie Przeglądów Zarządzania w ramach działań w procesie Zarządzanie Urzędem Miasta.



UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚCI

Uprawnienia i obowiązki kierownictwa i pracowników zostały szczegółowo opisane w zakresach obowiązków dołączonych do dokumentacji pracowniczej oraz w Regulaminie organizacyjnym Urzędu. Poniżej przedstawiono dodatkowe uprawnienia i obowiązki wynikające z funkcjonującego systemu zarządzania jakością:

Burmistrz Urzędu Miasta:

odpowiada za:

  • realizację misji, definiowanie celów wieloletnich oraz określanie strategii działania Urzędu;

  • spójność celów i strategii działania z misją Urzędu

  • formułowanie polityk i celów oraz nadzór nad ich realizacją;

  • koordynację celów poszczególnych procesów;

  • nadzór nad realizacją celów poszczególnych procesów;

  • zapewnienie pracownikom niezbędnych środków, umiejętności i swobody działania, aby mogli działać z pełną odpowiedzialnością;

  • zapewnienie warunków umożliwiających zrealizowanie przyjętych celów oraz zasobów niezbędnych do prawidłowej realizacji procesów;

  • analizę ryzyka i zagrożeń dla działalności Urzędu, oraz podejmowanie odpowiednich działań eliminujących te zagrożenia bądź je minimalizujących;

  • konstruktywną współpracę ze wszystkimi stronami zainteresowanymi

  • organizowanie i prowadzenie przeglądów zarządzania

  • prowadzenie skutecznego nadzoru nad realizacją zarządzeń i podjęt6ych decyzji

ma uprawnienia do:

  • podejmowania decyzji we wszystkich sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością


Właściciel procesu

odpowiada za:

  • realizację zaplanowanych celów procesów

  • określanie kryteriów przyjęcia /akceptacji wyników procesu oraz działań związanych z monitorowaniem, weryfikacją, i kontrolą specyficzną dla wyników procesu;

  • określanie sposobów postępowania zapewniających skuteczność prowadzenia i nadzorowania procesów;

  • określanie zapisów niezbędnych do wykazania, że wyniki procesów spełniają wymagania, a same procesy są skuteczne;

  • wdrażanie działań niezbędnych dla osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia procesów;

  • prowadzenie monitorowanie, kontroli i analizy procesów;

  • nadzorowanie przekazanych na zewnątrz procesów, mających wpływ na zgodność wyników procesu z wymaganiami;

  • analizę ryzyka i zagrożeń oraz podejmowanie odpowiednich działań w skali procesu;

  • utrzymywanie komunikacji wewnętrznej,

  • nadzór nad aktualnością obowiązujących przepisów prawnych i podejmowanie decyzji w odniesieniu do zmian w przepisach

  • nadzór nad aktualnością dokumentacji swojego procesu, w tym aktualnością kart usług i przekazywanie Pełnomocnikowi informacji o potrzebach zmian lub aktualizacji dokumentacji.

  • nadzorowanie zapisów

ma uprawnienia do:

  • wprowadzania zmian w procesie;

  • podejmowania działań doskonalących proces;

  • podejmowania działań naprawczych i korygujących w przypadku stwierdzenia niezgodności wyniku procesu lub usług w ramach procesu.

     

Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania Jakością

odpowiada za:

  • bieżący i okresowy nadzór nad wdrożeniem, utrzymywaniem i doskonaleniem procesów;

  • koordynację działań doskonalących system;

  • zapewnienie, aby w całej organizacji rozpowszechniona była świadomość w kwestiach dotyczących wymagań klienta;

  • zapewnienie integralności systemu w trakcie wprowadzania zmian;

  • systematyczne informowanie Burmistrza o wynikach funkcjonującego systemu

  • posiadanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością jedynie w nadzorowanej wersji elektronicznej

  • nadzór nad dokumentacją systemu w tym nad wprowadzaniem zmian do dokumentacji;

  • zapewnienie identyfikowalności wprowadzonych do dokumentacji zmian

ma uprawnienia do:

  • wprowadzania zmian do dokumentacji systemu (Księga Zarządzania Procesami)

  • dostępu do informacji dotyczących celów oraz strategii Urzędu;

  • pozyskiwania od właścicieli procesów informacji i wyników analiz dotyczących realizacji celów oraz skuteczności procesów;

  • wnioskowania o zmiany w pełnym zakresie organizacji systemu;

  • przedstawiania Burmistrzowi potrzeb związanych z doskonaleniem systemu;

  • reprezentowanie Urzędu w zakresie nadzorowanego przez siebie systemu.


PROCEDURY SYSTEMOWE

Wymagane normą procedury systemowe opisane są w następujących dokumentach:

  • nadzór nad dokumentacją i zapisami – Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych; Księga Zarządzania Procesami ( rozdział Uprawnienia i Odpowiedzialności)

  • postępowanie z usługą niezgodną – Załącznik nr. 5 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Bełżycach – Załatwianie spraw indywidualnych oraz skarg, wniosków i odwołań od wydanych decyzji

  • audit wewnętrzny – Zarządzenie nr. 31/2010 Burmistrza Bełżyc w sprawie przeprowadzania auditów wewnętrznych,

  • działania korygujące i zapobiegawcze – Zarządzenie nr. 32 /2010 Burmistrza Bełżyc w sprawie działań korygujących i zapobiegawczych.

 

600 lat miasta Bełżyce

Reklama

Rewitalizacja Bełżyc

Reklama
Free business joomla templates