Nazwa procesu:Prowadzenie archiwum zakładowego

Cel procesu:

Właściciel procesu:Podinspektor w Referacie Administracyjno-Organizacyjnym

Zakres działań w procesie:

1. Segregacja- podział na komórki organizacyjne.
2. Systematyzacja materiałów archiwalnych Zakładanie katalogów rzeczowych.
3. Brakowanie dokumentów zgodnie z wymogami ustawy.
4. Porządkowanie materiałów archiwalnych kategorii A i B.
5. Sporządzenie ewidencji archiwalnej Dokumentów niearchiwalnych Dokumentów archiwalnych.
6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum.
7. Przekazywanie wyselekcjonowanych materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Dokumenty związane z działaniami w procesie:

• Jednolity rzeczowy wykaz akt
• Instrukcja kancelaryjna

 

Wymagania prawne:

• Ustawa z dnia 2 marca 2007 roku o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz.U. Nr 64 poz. 426 z dnia 11 kwietnia 2007 roku)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.Nr 69, poz. 636 z 2003 roku)
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375 z 2002 roku)
• Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 17 czerwca 2002 roku w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284 z 2005)

Zapisy potwierdzające działania w procesie:

• Rejestr spisów zdawczo – odbiorczych kat. A
• Rejestr spisów zdawczo – odbiorczych kat. B
• Ewidencja spisów zdawczo – odbiorczych kat. A - referatów UM
• Ewidencja spisów zdawczo – odbiorczych kat. B – referatów UM
• Ewidencja materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych kat. A
• Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych kat. B
• Wykaz akt osobowych znajdujących się w archiwum
• Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, zgody na brakowanie oraz protokoły zniszczeń